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金蝶操作教程之二②——固定资产卡片录入

发表时间:2015-1-18  浏览次数:1157  
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1.1.1 业务场景说明

固定资产的取得,按其来源不同分为:购置的固定资产,自行建造的固定资产,投资者投入的固定资产,租入的固定资产,接受捐赠的固定资产和盘盈的固定资产等。

不论来源如何,固定资产到达既定地点或完成建造安装后,资产管理部门或财务部门需将固定资产的各项资料准备充分,并在固定资产系统中录入新增固定资产的卡片资料,将新增的固定资产纳入整体的资产管理中,并根据其来源(体现在系统中“变动方式类别”中设置的“增加类”下的各种新增方式)进行相应的核算处理。 

1.1.2 操作说明

要在系统中进行卡片的录入,操作方法说明如下:

1)  登录KIS主界面后,进入固定资产管理系统,单击【固定资产增加】,进入“卡片及变动-新增”界面,开始卡片的录入;

2)  在界面上依次录入或选择各项数据,由于涉及的数据项目很多,因此各项数据的含义单列于下一小节中说明;

3)  数据录入过程中,对于必录的数据项目如果没有录入数据,系统会给予提示,并不允许保存,如果此时暂无资料,可以先暂时保存卡片,单击【暂存】即可。由于暂存的卡片资料不全,因此不能在【卡片管理】中查询到,可在下次新增卡片时,在“卡片及变动-新增”界面中单击【暂存记录】,从“暂存记录表”中选择暂存的卡片记录后单击【确定】,系统将会把上次的数据恢复到当前新增界面中,用户可以接着把卡片资料录入完;

4)  数据录入完成并检查无误后,单击【保存】,即可完成卡片的录入;

5)  如果需要继续录入新卡片,可以单击【新增】,系统将刷新当前界面,用户即可开始下一张卡片的录入;

6)  卡片录入的操作都完成后,可以单击【确定】,退出卡片录入界面,进入“卡片管理”序时簿中,就可查看到刚才录入的卡片数据。

建议

如果同时新增多个相同的固定资产,可以通过【新增复制】实现,使用新增复制时,除资产编码顺序加1外,其他信息都复制到新卡片中,当然,也可以修改局部信息后,进行保存。

如果企业已有固定资产的电子文档,则可以在Excel中编辑固定资产卡片资料,再导入到账套中。

1.1.3 数据说明

固定资产的管理要记录固定资产的来源、规格型号、存放地点和使用部门,以跟踪固定资产的使用,同时需要根据固定资产的价值信息和折旧方法,进行折旧计提和折旧费用的分摊。因此在正常需计提折旧情况下,新增固定资产卡片时要录入以下方面的数据:基本信息、部门及其他、原值与折旧。

在不计提折旧情况下(系统参数中选择了“不折旧(对整个系统)”的选项),则新增固定资产卡片要录入数据会稍有不同,除基本信息、原值及部门信息外,不用考虑折旧和折旧费用分摊的数据。

下面将分别介绍各部分数据的含义和录入时的要求,供用户录入卡片时参考。

固定资产的基本信息

“基本信息”部分的数据主要记录固定资产静态的基础属性,反映出固定资产从哪里来,何时入账,在哪里、作何用,使用情况等,其中的主要数据项说明如下表,其他信息包括规格型号、产地、制造商、经济用途等可根据固定资产的实际情况和企业的管理需要,有选择性的录入。

数据项

 

是否必填

资产类别

固定资产类别在基础数据中维护,此处可以按F7键选择到,一旦选定类别后,该类别的相关属性将会自动带入到卡片的对应数据项中,例如使用期间等信息。

资产编码

对固定资产的编码,编码必须唯一,如果已对固定资产类别分别设置了编码规则,则选定资产类别后,系统自动弹出该类别的最新编码。同时允许用户进行手工修改。

名称

固定资产的名称。由于在报表查询中篇幅有限,一般只显示固定资产的编码和名称,而企业中固定资产同名的情况很多,为了在查询时便于区分,建议可在名称中增加如规格型号、产地等信息。

计量单位

此处可以按F7键从公用基础资料的计量单位中选择,也可手工录入。

数量

选择设置固定资产的数量,默认为1,其小数位数可在系统参数中设置。

入账日期

在初始化录入时,入账日期只能是初始化期以前的日期,系统默认为初始化期间之前一期的最后一天。

存放地点

存放地点在基础数据中维护,此处可以按F7键选择到。

使用状况

使用状况在基础数据中维护,此处可以按F7键选择到。此时选择的卡片的使用状况,将影响以后卡片的每期折旧。

变动方式

变动方式在基础数据中维护,此处可以按F7键根据固定资产取得的来源进行选择,相应的核算将根据变动方式属性中的设置进行。

供应商

供应商在系统公用的基础数据中维护,此处可以按F7键选择到,也可手工录入。

附属设备

资产如果有附属设备,录入时单击【附属设备】,进入“附属设备清单-编辑”界面,可以进行附属设备的新增、修改、删除等功能。附属设备涉及的主要属性说明如下:

设备编号:由系统按资产编码加“010203……”自动生成,如资产编码为JZW0501033,附属设备编号为JZW050103301JZW050103302、……等,该编号也可由用户自已确定,并直接录入即可。

登记日期:默认为当前日期,并可以由用户录入。存放地点:默认为主设备的存放地点,也可以由用户选择其他的存放地点。

 

可利用系统提供的附属设备明细表,查询到所有固定资产的附属设备明细资料。

 

固定资产的使用与折旧费用分摊信息

折旧作为一种费用,应当计入生产成本的过程,因此需要根据其使用部门,合理的的进行折旧费用的分摊。“部门及其他”部分的信息就是为固定资产进行费用分摊提供依据的,因此需要设置使用部门、固定资产及累计折旧的核算科目、折旧费用的核算科目等,这些信息都可以按F7选择录入。由于这些信息将影响以后各期固定资产折旧费用的分配,因此在选择时务必慎重。

当固定资产归单一部门使用时,折旧费用100%的分摊到该部门的费用下,设置的操作说明如下:

1)  在“卡片及变动-新增”界面的“部门及其他”页签中,单击【固定资产科目】后的按钮,或单击【固定资产科目】后的空白处按F7键,在弹出的“会计科目”选择界面中,选择该固定资产对应的核算科目;

2)  1)中的方法,选择该固定资产对应的累计折旧的核算科目;

3)  在“使用部门”下,选择“单一”,即表示该固定资产仅被一个部门使用。然后单击【单一】后的按钮,或单击【单一】后的空白处按F7键,在弹出的“核算项目-部门”选择界面中,选择该固定资产的使用部门;

4)  如果折旧费用的分配也是分配到单一的费用科目中,则在“折旧费用分配”下,选择“单一”。然后单击【科目】后的按钮,或单击【科目】后的空白处按F7键,在弹出的“会计科目”选择界面中,选择该固定资产折旧费用对应的核算科目。如果所选择的折旧费用科目挂核算项目,则科目右边的列表中会显示所挂核算项目的类别名称,单击“名称”下的按钮,可以选择明细的核算项目。

5)  如果折旧费用需分配到多个费用科目中,例如生产部门的折旧费用一部分分配到管理费用中,一部分分配到制造费用中,则在“折旧费用分配”下,选择“多个”;

6)  然后单击【多个】后的按钮,在弹出的“折旧费用分配情况-编辑”界面中单击【新增】,即可在弹出的“折旧费用分配情况-新增”界面中,通过F7键选择录入固定资产的使用部门、折旧费用科目,手工录入分配比例。数据录入完成后单击【保存】,保存当前录入数据;

7)  再单击【新增】,则可进行下一使用部门、折旧费用科目的设置,注意最终的分配比例之和必须为100%,否则系统不允许关闭“折旧费用分配情况-编辑”界面。

当固定资产归多部门使用时,设置的操作说明如下:

1)  在“卡片及变动-新增”界面的“部门及其他”页签中,单击【固定资产科目】后的按钮,或单击【固定资产科目】后的空白处按F7键,在弹出的“会计科目”选择界面中,选择该固定资产对应的核算科目;

2)  1)中的方法,选择该固定资产对应的累计折旧的核算科目;

3)  在“使用部门”下,选择“多个”,然后单击【多个】后的按钮,在弹出的“部门分配情况-编辑”界面,单击【增加】,在“部门分配情况-新增”界面中录入部门、分配比例,单击【保存】即可。

4)  继续单击【增加】,可连续新增多个部门,系统将自动给出剩余分配比例的数据,用户可以进行修改,注意最终的分配比例之和必须为100%。报表中的部门统计信息就是按卡片中的分配比例确定的,其中部门分配比率可以精确到十位小数,有利于用户进行更为精确的折旧费用分配。录入完毕后单击【关闭】即可退出新增操作。

5)  如果折旧费用的分配也是分配到单一的费用科目中,则在“折旧费用分配”下,选择“单一”。然后单击【科目】后的按钮,或单击【科目】后的空白处按F7键,在弹出的“会计科目”选择界面中,选择该固定资产折旧费用对应的核算科目。如果所选择的折旧费用科目挂核算项目,则科目右边的列表中会显示所挂核算项目的类别名称,单击“名称”下的按钮,可以选择明细的核算项目。

6)  如果折旧费用需分配到多个费用科目中,例如生产部门的折旧费用一部分分配到管理费用中,一部分分配到制造费用中,则在“折旧费用分配”下,选择“多个”;

7)  然后单击【多个】后的按钮,在弹出的“折旧费用分配情况-编辑”界面中单击【新增】,即可在弹出的“折旧费用分配情况-新增”界面中,通过F7键选择录入固定资产的使用部门、折旧费用科目,手工录入分配比例。数据录入完成后单击【保存】,保存当前录入数据;

8)  再单击【新增】,则可进行下一折旧费用科目的设置。注意分配比例之和必须为100%,否则系统不允许关闭“折旧费用分配情况-编辑”界面。

固定资产的价值与折旧信息

《企业会计准则——固定资产》中规定“固定资产应当按其成本入账”,这里的成本指历史成本,同时考虑到固定资产价值较大,其价值会随着服务能力的下降而逐渐减少,因此还需要揭示固定资产的折余价值。因此,在固定资产卡片上的价值信息主要包括:固定资产原币金额、币别、汇率、净值、减值准备、净额、及购进原值、购进累计折旧等信息。其中:<购进原值><购进累计折旧>为备注信息,反映资产在购入时的原始信息,例如:评估后的资产,原购进原值与评估后的原值不一致,就可以反映在“购进原值”项目里,备注信息不参与计算,属非必录项,系统默认与原币金额和累计折旧一致。

 

定义:

价值信息中,各数据项之间的关系如下:

          本币金额=原币金额X 对应币别汇率(如为多币别,则是多项之和)

          净值=本币金额-累计折旧

          净额=净值-减值准备

          原币调整仅用于固定资产变动时,记录对固定资产原币金额的调整数,正数表示调增,负数表示调减。关系如下:调整后原币金额=调整前原币金额+原币调整。

折旧信息除原值和净值信息外,还包括:开始使用日期、预计使用期间、已使用期间、累计折旧、预计净残值、折旧方法等。单击【折旧方法】后的按钮,会弹出“折旧方法定义”界面,包含对折旧方法定义和折旧计算公式的完整说明,帮助用户清晰、正确地选择对应的折旧公式。与折旧要素相关的信息,输入时一定小心,要保证数据的正确,以免影响以后各期的折旧计提。

上述项目的资料录入完毕后,单击【计提折旧】,系统将按所选折旧方法计算出月折旧额供用户查看。

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