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如何有效处理客户的投诉

发表时间:2015-1-18  浏览次数:929  
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我国各级政府越来越重视服务业的发展,国务院接连出台加快发展服务业的指导意见,服务经济渐渐成为当前的热门话题。服务业已从过去的从属产业成为经济发展的排头兵,服务经济也已成为继农业经济和工业经济之后的第三种经济形态。服务经济的本质是知识技术和关系。
随着人们对服务认识的深入,越来越多的消费者开始注重保护自身权益,客户投诉也随之变得越来越多,正确处理客户投诉,增加客户价值成为许多企业研究的课题。为此,企业也越来越重视客户服务人员处理客户投诉能力的培训。

工具/原料 

· 任何一家商场在顾客服务的过程当中,总是无法避免地要遇到一些顾客抱怨和投诉的事件,即使是最优秀的企业也不可能保证永远不发生失误或不引起顾客投诉。很多 企业管理者对顾客投诉有一种天生的恐惧感,总是担心顾客投诉会为公司和自己带来一些负面的影响。其实,作为一个服务人员或是服务工作的管理者,我们必须对 顾客投诉有一个清醒的认识,这样才能更加有效地做好服务工作。
· 一种是非常重视,从客服到质量部门,再追溯到生产部门,一环扣一环,把问题点最终落实到责任人,让责任人进行反省,这是理性对理性的对接,所以改善会很快;
· 另一种是以各种理由进行搪塞和辩解,这种感性对感性的投诉,是企业经营中最难解决的问题,也是中国企业从粗放型管理向精细化服务管理转型中的最大瓶颈。

步骤/方法 

1. 有效倾听顾客抱怨
为了能让顾客心平气和,在倾听时应该注意:当客户说出他们心中的抱怨时,只要认真倾听,并对他们的感受表示同情,就可以赢得他们的心。要知道,即使是这种喜 欢挑剔的客户,或者甚至是那种脾气最火爆的客户,也常常会在一个具有忍耐心和同情心的倾听者面前,让态度变得缓和起来。当客户正火冒三丈的倾吐自己的抱怨 与不满的时候,倾听者应当保持足够的耐心去听,而且只是认真地倾听客户的谈话,不要做任何的反驳,否则只会让客户更加坚持自己的观点,使事情更加难以处理。
2. 让顾客先发泄情绪
如果顾客还没有将事情全部述说完毕,就中途打断顾客,做一些辩解,只会更大地刺激顾客的不满情绪。应该让顾客把要说的话以及要表达的情绪都充分地发泄出来,这样可以让顾客尽情地发泄了不满情绪后有一种较为放松的感觉,心情上也能逐渐地平静下来。
3. 确认问题所在
倾听不仅是一种动作,还必须认真了解事情的每一个细节,确认问题的症结所在,并利用纸笔将问题记录下来。如果对于抱怨的内容不是十分了解,可以在顾客将事情 说完之后再请问对方。不过不能让顾客产生被质问的感觉,而应以婉转的方式请对方提供情况,例如:“很抱歉,有一个地方我还不是很了解,是不是可以再向您请 问有关……的问题”。在对方说明时,随时以“我懂了”之类的回应来表示对问题的了解状况。
4. 诚心诚意地道歉
有店主认为,不论责任是否在于商店,都应该诚心诚意地向顾客道歉,并对顾客提出的问题表示感谢,这样可以让顾客感觉受到重视。表达歉意时态度要真诚,而且必须是建立在凝神倾听了解的基础上。如果道歉与顾客的投诉根本就不在一回事上,那么这样的道歉不但无助于平息顾客的愤怒情绪,反而会使顾客认为是在敷衍而变得更加不满。
5. 实实在在解决问题
解决问题是最关键的一步,只有有效地妥善解决了顾客的问题,才算完成了对这次投诉的处理。问题解决得好,顾客感到满意,下次自然还愿意来这里购物;如果敷衍 了事,顾客更加不满,或闹的更大,或以后永远都不再光顾了。一般来说,如何平息消费者投诉呢?这就需要我们讲究方法:除了马上作出一定的补偿之外,还要当 着消费者的面把投诉意见记录下来,并对消费者表示深深歉意,告诉消费者其意见对我们的企业很重要,并留下消费者的联系方式,由市场或公司的售后服务人员再 邮寄感谢信过去,或者再寄上一两件产品请他(她)免费使用,这样的成本付出最多不过几十元,却能够在一定的区域内获得良好的口碑宣传。

注意事项 

· 没有一家企业能避免投诉,没有一个投诉会无缘无故。企业要抓住每一次“变投诉为财富”的机会,并处理好顾客投诉,争取把处理服务投诉作为再次赢得顾客、重获商机和重新树立企业形象的机会!

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